چرا سوابق خرید و حواله اهمیت دارند؟
در سیستم توزیع نهادههای دامی و کشاورزی کشور، سامانه بازارگاه نقش کلیدی در ساماندهی خرید و تخصیص نهادهها ایفا میکند. یکی از بخشهای مهم این سامانه، امکان ثبت، مشاهده و مدیریت سوابق خرید و حوالههای قبلی است؛ بخشی که اغلب کاربران از اهمیت واقعی آن غافلاند.
سوابق خرید و حوالهها نهتنها اطلاعات گذشته را ثبت میکنند، بلکه مبنای تصمیمگیری برای تخصیص سهمیههای جدید، بررسی عملکرد خرید، کنترل مالی و حتی جلوگیری از بروز خطاهای سیستمی هستند.
در این مقاله از سایت تجارت دانه کیهان، قدمبهقدم یاد میگیرید چگونه خریدهای قبلی خود را ثبت و سوابق حوالههای صادرشده یا تحویلشده را در سامانه بازارگاه مشاهده و تحلیل کنید.
شناخت ساختار سوابق در بازارگاه
سامانه بازارگاه دادههای مربوط به خرید، حواله و حمل را در قالب سه بخش اصلی ذخیره میکند:
- سوابق خرید (Purchase History)
شامل تمام سفارشهای ثبتشده، تاریخ خرید، نوع کالا و مبلغ است. - سوابق حواله (Havaleh History)
فهرست تمام حوالههای صادرشده، وضعیت آنها (فعال، لغوشده، تحویلشده) و انبار مبدا. - سوابق حمل و تحویل (Transport & Delivery Records)
اطلاعات مربوط به پته حمل، بارنامه، زمان تحویل و تأییدیه مقصد.
هر کاربر حقیقی یا حقوقی میتواند از طریق داشبورد شخصی خود در سامانه، به این سوابق دسترسی داشته باشد.
گام اول: ورود به بخش سوابق خرید
برای مشاهده سوابق خرید در سامانه بازارگاه:
- به آدرس رسمی سامانه بازارگه بروید
- نقش کاربری خود (دامدار، مرغدار، کارخانه خوراک، شرکت پخش و…) را انتخاب کنید.
- از منوی سمت راست، گزینه «سوابق خرید» را انتخاب نمایید.
- صفحهای باز میشود که تمامی سفارشهای شما بر اساس تاریخ نمایش داده میشود.
در این بخش اطلاعات زیر در هر ردیف قابل مشاهده است:
شماره سفارش
- نوع نهاده (ذرت، کنجاله، جو و…)
- مقدار و واحد خرید (کیلوگرم یا تن)
- تاریخ ثبت سفارش
- وضعیت (در انتظار تأیید، تخصیصیافته، لغوشده، تحویلشده)
گام دوم: فیلتر و جستجوی سوابق خرید
اگر حجم خریدهای شما زیاد است، استفاده از فیلترها در این بخش بسیار کمککننده است.
از قسمت بالای صفحه میتوانید فیلترهای زیر را فعال کنید:
| نوع فیلتر | کاربرد |
| تاریخ خرید | مشاهده خریدهای یک بازه مشخص (مثلاً ماه گذشته) |
| نوع نهاده | انتخاب نوع کالا (جو، ذرت، سویا و…) |
| وضعیت سفارش | نمایش فقط خریدهای فعال یا لغوشده |
| شماره سفارش | جستجوی مستقیم بر اساس کد سفارش |
پس از انتخاب فیلتر موردنظر، روی دکمه «اعمال فیلتر» کلیک کنید تا نتایج نمایش داده شود.
گام سوم: مشاهده جزئیات خرید
با کلیک بر روی هر ردیف از جدول سوابق خرید، صفحه جزئیات آن سفارش باز میشود.
در این صفحه میتوانید اطلاعات کامل را ببینید:
- شماره شناسه یکتا
- تاریخ ثبت و تاریخ تأیید
- نوع و مقدار کالا
- نام تأمینکننده و انبار
- مبلغ پرداختی و وضعیت پرداخت (نقدی یا اعتباری)
- حواله مرتبط با آن خرید
- لینک مشاهده پته حمل
در پایان این صفحه، گزینه «دانلود رسید خرید» وجود دارد که فایل PDF شامل تمام اطلاعات رسمی سفارش را ذخیره میکند.
گام چهارم: مشاهده سوابق حوالههای صادرشده
برای مشاهده حوالهها:
- از منوی سمت راست گزینه «سوابق حواله» را انتخاب کنید.
- صفحهای با لیست کامل حوالهها باز میشود.
هر ردیف نشاندهنده یک حواله است که شامل ستونهای زیر میباشد:
- شماره حواله
- تاریخ صدور
- انبار مبدا
- نوع کالا
- وضعیت حواله
شناسه یکتا
- نکته مهم: رنگ پسزمینه هر ردیف بیانگر وضعیت حواله است.
- رنگ سبز: حواله تحویلشده
- رنگ زرد: در حال حمل
- رنگ قرمز: لغوشده
گام پنجم: بررسی حوالههای لغوشده یا اصلاحشده
اگر حوالهای لغو یا اصلاح شده باشد، سیستم آن را در همان جدول نمایش میدهد اما با برچسب خاص.
برای مشاهده علت لغو:
- روی شماره حواله کلیک کنید.
- در بخش پایین صفحه، ستون «توضیحات لغو» را مشاهده خواهید کرد.
- این بخش معمولاً توسط کارشناس انبار یا جهاد کشاورزی تکمیل شده است.
اگر حواله اصلاحی جایگزین صادر شده باشد، در انتهای صفحه گزینه «مشاهده حواله جایگزین» فعال است.
گام ششم: ثبت خرید جدید بر اساس سوابق قبلی
یکی از قابلیتهای مهم سامانه بازارگاه، ثبت سریع سفارش جدید بر اساس سوابق قبلی است.
برای این کار:
- در صفحه «سوابق خرید» روی سفارش قبلی کلیک کنید.
- گزینه «ثبت خرید مشابه» را انتخاب نمایید.
- فرم سفارش جدید باز میشود که اطلاعات کالا، نوع پرداخت و انبار مشابه سفارش قبلی بهصورت خودکار پر شده است.
- تنها کافی است مقدار جدید را وارد و تأیید نهایی کنید.
این روش باعث صرفهجویی در زمان و جلوگیری از خطاهای کاربری میشود.
گام هفتم: بررسی ارتباط بین خرید و حواله
در سامانه بازارگاه، هر خرید منجر به صدور حواله میشود. برای بررسی ارتباط بین آنها:
- وارد بخش «سوابق خرید» شوید.
- سفارش موردنظر را باز کنید.
- در قسمت پایین صفحه گزینه «مشاهده حواله مرتبط» را کلیک کنید.
- صفحه حواله مربوط به همان سفارش باز میشود که شامل وضعیت حمل و پته میباشد.
این قابلیت برای پیگیری دقیق مراحل سفارش از ثبت تا تحویل بسیار مفید است.
گام هشتم: گزارشگیری از سوابق خرید و حواله
برای استخراج گزارشهای تحلیلی از سوابق خود:
- وارد بخش «گزارشها → گزارش خرید و حواله» شوید.
- بازه زمانی موردنظر را انتخاب کنید.
میتوانید نوع گزارش را تعیین کنید:
- گزارش خلاصه (تعداد سفارشها و مجموع وزنها)
- گزارش تفصیلی (با ذکر جزئیات انبار و تاریخ تحویل)
- دکمه «دریافت خروجی Excel یا PDF» را فشار دهید.
این گزارش برای حسابداران و مدیران واحدهای دامداری یا کارخانهها بسیار کاربردی است.
نکات مهم در مشاهده سوابق
اطلاعات نمایش دادهشده بر اساس نقش فعال کاربر است؛ اگر چند نقش دارید، نقش درست را انتخاب کنید.
حوالههای لغوشده در بخش سوابق باقی میمانند تا سوابق مالی حفظ شود.
سوابق بیش از ۲۴ ماه ممکن است در سامانه مخفی شوند و با تیکت به پشتیبانی قابل بازیابی هستند.
در صورت بروز خطا در نمایش سوابق، حافظه کش مرورگر را پاک کنید.
برای هر سفارش میتوانید گزینه «چاپ رسید» را انتخاب و بایگانی کنید.
رفع خطاهای متداول در بخش سوابق
| نوع خطا | علت احتمالی | راهحل |
| خطای «سوابق یافت نشد» | فیلتر تاریخ نادرست یا نقش اشتباه | بازنشانی فیلتر و انتخاب نقش صحیح |
| خطای «شناسه یکتا نامعتبر» | حذف یا تغییر رکورد حواله در پایگاه داده | مراجعه به پشتیبانی بازارگاه |
| خطای «اطلاعات ناقص» | قطع ارتباط با سرور هنگام بارگذاری دادهها | Refresh صفحه یا تغییر مرورگر |
| تکرار حوالهها | ارسال چندباره داده از طرف کاربر | گزارش به پشتیبانی برای ادغام رکوردها |
نحوه استفاده از سوابق برای تحلیل عملکرد خرید
مشاهده سوابق خرید تنها به معنی اطلاع از گذشته نیست؛ بلکه ابزاری برای تصمیمگیری آینده است.
کاربران حرفهای از این اطلاعات برای موارد زیر استفاده میکنند:
- بررسی میانگین مصرف ماهانه نهادهها
- محاسبه زمانبندی سفارشهای بعدی
- کنترل انبار و موجودی فعلی
- تحلیل عملکرد تأمینکنندگان مختلف
- تشخیص تأخیر در تحویلها و رفع آن در قراردادهای بعدی
با استخراج گزارشهای ماهانه از سامانه، میتوان روند تأمین نهاده را بهینه کرد و از کمبود یا مازاد جلوگیری نمود.
سوابق برای کاربران حقوقی و شرکتهای بزرگ
در شرکتهای حقوقی، بخش سوابق اهمیت دوچندان دارد، زیرا:
- اطلاعات چند کاربر بهصورت متمرکز نگهداری میشود.
- امکان مدیریت حوالهها در سطح انبار و شعبه وجود دارد.
- میتوان از طریق گزینه «نمایش گروهی»، سوابق چند کاربر زیرمجموعه را مشاهده کرد.
- گزارشهای حسابداری بهصورت خودکار با کد اقتصادی شرکت مطابقت داده میشوند.
پیشنهاد میشود کاربران حقوقی بهصورت ماهانه یک نسخه پشتیبان از سوابق خرید و حوالهها تهیه کنند.
نحوه بازیابی سوابق حذفشده یا ناقص
گاهی بهدلیل بهروزرسانی سیستم یا خطای سیستمی، بخشی از سوابق در ظاهر حذف میشود. برای بازیابی:
- از منوی پشتیبانی گزینه «ثبت درخواست جدید» را انتخاب کنید.
- نوع درخواست: بازیابی سوابق خرید/حواله
اطلاعات زیر را بنویسید:
- شماره سفارش یا حواله
- تاریخ ثبت
- نوع نهاده
- نام انبار یا شرکت
- دکمه ارسال درخواست را بزنید.
پشتیبانی معمولاً طی ۲۴ تا ۴۸ ساعت سوابق شما را بازنشانی میکند.
نکات مدیریتی برای بایگانی سوابق
دانلود ماهانه سوابق در قالب PDF برای جلوگیری از حذف سیستمی.
ثبت یادداشت داخلی در هر سفارش برای ارجاع بعدی.
ذخیره در فضای ابری یا درایو سازمانی برای دسترسی چندکاربره.
استفاده از شناسه یکتا در مستندات مالی برای جلوگیری از مغایرت.
این اقدامات باعث میشود در صورت حسابرسی یا بررسی توسط سازمانهای نظارتی، مستندات کامل در اختیار داشته باشید.
مثال عملی از مشاهده سوابق خرید
فرض کنید کاربر دامداری در استان قزوین، در تاریخ ۱۴۰۴/۱۰/۲۰ اقدام به خرید ۱۰ تن جو کرده است.
برای مشاهده جزئیات خرید خود:
وارد بخش «سوابق خرید» شوید.
بازه زمانی را از ۱۴۰۴/۱۰/۱۰ تا ۱۴۰۴/۱۱/۱۰ تنظیم کنید.
نوع کالا را «جو» انتخاب کنید.
سفارش موردنظر را مشاهده و روی آن کلیک کنید.
سیستم اطلاعات کامل شامل حواله، پته حمل و تاریخ تحویل را نمایش میدهد.
با این روش، میتوانید تمامی خریدهای مشابه را برای تحلیل دورهای بررسی کنید.
پرسشهای متداول (FAQ)
۱. سوابق خرید تا چه مدت در سامانه ذخیره میشود؟
حداقل ۲ سال؛ پس از آن نیاز به درخواست رسمی برای بازیابی است.
۲. آیا امکان چاپ یا خروجی اکسل وجود دارد؟
بله، از بخش گزارشها میتوانید فایل Excel یا PDF تهیه کنید.
۳. آیا حوالههای لغوشده حذف میشوند؟
خیر، برای اهداف حسابداری در سوابق باقی میمانند.
۴. آیا میتوان از روی سوابق، خرید جدید انجام داد؟
بله، گزینه «ثبت خرید مشابه» برای همین منظور طراحی شده است.
۵. آیا میتوان سوابق چند نقش کاربری را یکجا دید؟
فقط کاربران حقوقی با مجوز مرکزی میتوانند چنین دسترسیای داشته باشند.
نتیجهگیری: نظم در سوابق یعنی شفافیت در مدیریت
سوابق خرید و حوالهها در سامانه بازارگاه نهتنها ابزار گزارشگیری، بلکه ستون اصلی مدیریت هوشمند زنجیره تأمین نهادهها هستند.
با ثبت دقیق و مرور منظم این سوابق، کاربران میتوانند برنامهریزی بهتری برای سفارشهای بعدی انجام دهند، از سهمیههای خود بهینه استفاده کنند و در صورت بروز خطا، مستندات لازم را برای پیگیری قانونی در اختیار داشته باشند.بهعنوان یک قاعده طلایی: هر خریدی بدون ثبت و بایگانی سوابق، معادل از دست دادن بخشی از کنترل کسبوکار است.
اگر در ثبت، مشاهده یا بازیابی سوابق خرید و حواله در سامانه بازارگاه با مشکل روبهرو هستید، کارشناسان تجارت دانه کیهان آماده ارائه پشتیبانی فنی و آموزش کاربردی هستند.با ما تماس بگیرید تا با آموزش اختصاصی، سامانه بازارگاه را با اطمینان و تسلط کامل مدیریت کنید.
بدون دیدگاه